V prazničnih časih se pogosto zazremo v leto, ki je za nami, pregledamo preteklo poslovanje, priložnosti, ki smo jih izkoristili in tiste, ki smo jih morda izpustili. Hkrati pa pogled obrnemo v prihodnost, iskajoč načine, kako še izboljšati poslovanje.

Razmišljamo kje najti stranke, kako navezati stik z njimi, jim predstaviti svoje izdelke ter se dogovoriti za sodelovanje. Medtem ko se tehnologija neustavljivo razvija in se pojavljajo številni novi načini komunikacije s strankami, pa kljub vsemu kot nezamenljiv stik s kupci predstavlja – dobri stari sejem.

Ker se tudi mi pogosto udeležujemo različnih sejmov (v preteklem letu npr. Teden računovodij, Kongres računovodskih servisov in IT Carinthia v Celovcu, kjer smo bili edini slovenski predstavnik) bi želeli deliti nekaj koristnih nasvetov, ki vam bodo še kako prav prišli, ko boste načrtovali svojo naslednjo udeležbo na enem od sejmov.

Pred sejmom:

1. Skrbno izberite pravi sejem – gre za velik vložek časa, denarja in resursov.
2. Preberite sejemsko gradivo – kontaktirajte organizatorje, ki naj vam posredujejo informacije o terminih, lokaciji, prostorih, ipd. Pozanimajte se tudi za zanimive in poznane predavatelje, ki bodo nastopili in razmislite, kako tematiko njihovih predavanj povezati s svojimi produkti. Morda se že pred sejmom celo povežete z določenim predavateljem in se dogovorite, da vaš izdelek ali storitev omeni kot primer dobre prakse…
3. Določite cilje in kriterije ocenjevanja uspeha. Bodite specifični: ali želite povečati svojo prepoznavnost, priti v stik s potencialnimi strankami, preveriti konkurenco? Cilji naj bodo konkretni in merljivi, npr. “vsak dan sejma želimo pridobiti 3 nove stranke”. Pripravite tudi seznam ljudi, ki jih želite srečati na sejmu.
4. Svoj načrt nastopa na sejmu zapišite – okvirni plan/urnik s seznamom načrtovanih aktivnosti, odgovorne osebe za njihovo izvedbo.
5. Razvijte glavno sporočilo svojega nastopa – kot vsak dober oglas, mora imeti tudi vaš nastop poglavitno sporočilo, ki ga prenaša obiskovalcem. Nikoli ne pričakujte, da vas bodo obiskovalci našli sami – najdite način, da boste izstopali iz množice razstavljavcev. Pripravite odprto, vabljivo stojnico – ne zaprite dostopa z mizami, povabite obiskovalce, da pristopijo k vam. Uporabite zanimive grafike, video in ostale načine, ki ujamejo pozornost. Oblikujte tudi reklamno gradivo za stojnico.
6. Oglašujte svoj nastop na sejmu – poslužite se obveščanja preko socialnih omrežij, na katerih ste prisotni (Facebook, LinkedIn, Twitter, ipd.), svoje potencialne in obstoječe stranke, partnerje, ipd. o tem obvestite tudi preko direktne pošte (to lahko z najnižjimi stroški dosežete z uporabo CRM orodja, ki omogoča pošiljanje masovne e-pošte). Obiskovalce privabite s posebno ponudbo, ki jih bo privabila na vašo stojnico:
   • ponudite jim brezplačno darilo,
   • priredite nagradno igro,
   • ponudite priložnost, da spoznajo direktorja vašega podjetja,
   • ponudite možnost preizkusa vašega izdelka,
   • ponudite strokoven pogovor ali razlago pomembnih trendov v panogi, ipd.
7. Ustvarite identiteto za svoje osebje – dress code (enake majice, priponke, ipd.).
8. Svoje osebje pripravite za nastop na sejmu – vedeti morajo, kaj se od njih pričakuje, kdo bo prisoten ob stojnici, kdo se bo sprehajal med udeleženci, kdo se bo udeležil posameznega predavanja. Vsak zaposleni naj bo ambasador vašega podjetja.

Med sejmom:

1. Pripravite rotacijo osebja na stojnici – zaposlenim dajte priložnost, da si privoščijo kosilo in nekaj oddiha, tako bodo boljše volje
2. Osebje opomnite, da si zapisuje vse informacije o potencialnih strankah in naj od njih s postavljanjem pravih vprašanj izvejo informacije, ki vas zanimajo.
3. Osebje spodbujajte, da prijazno in z nasmehom pozdravlja obiskovalce. Če obiskovalcu vaša ponudba ne ustreza, ga usmerite v pravo smer, tudi v primeru, da s tem nekaj posla naredite svojim konkurentom – prej ali slej bo usluga vrnjena.

Po sejmu:

1. Takoj pošljite material, za katerega ste se dogovorili. Študije kažejo, da večina potencialov s sejma ni nikoli kontaktiranih, kar pomeni, da ste zapravljali svoj čas in denar. Naslednji kontakt naj se zgodi v petih dneh po sejmu in ne čez nekaj tednov, ko vas udeleženci že pozabijo. Zato je ključno, da imate oblikujete načrt, se pripravite, in nato tudi izvedete ustrezne aktivnosti.
2. V pošti (kuverti / Zadeva v e-mailu) omenite ime svojega podjetja in sejma, tako da bo naslovnik vedel, kdo ste in kje ste se srečali.
3. Potencialom čim bolj olajšajte odziv – naj vaša literatura vsebuje dovolj informacij in jasne napotke za naslednji korak.
4. Sledite potencialnim strankam – beležite kontakte z obiskovalci, ki izkažejo interes za vaše izdelke ali storitve (najprimernejše orodje za tovrstne aktivnosti je CRM rešitev, ki omogoča beleženje kontaktnih podatkov in pretekle komunikacije, vodenje prodajnih priložnosti in lijaka, itd.).
5. Analizirajte svoj nastop – kaj je šlo v redu in kaj ne? Kaj bi lahko izboljšali? Kakšen je bil odziv strank?

Ni naključje, da je največ nasvetov zbranih pod naslovom “Pred sejmom”. Priprava je bistvenega pomena. Benjamin Franklin je dejal:

By failing to prepare, you are preparing to fail.

Torej – če se ne uspete pripraviti, se pripravite na neuspeh. In to še kako drži za udeležbo na sejmu.

V letu, ki prihaja, vam želimo vse najlepše – in uspešne udeležbe na sejmih! Vidimo se marca na CeBIT-u v Nemčiji!

IT Carinthia v Celovcu, kjer smo bili edini slovenski predstavnik